Une IA qui connaît votre entreprise
Base de connaissance IA : apprenez à votre assistant IA à connaître votre entreprise
Un bon assistant IA ne doit pas connaître Internet. Il doit connaître votre entreprise.
✓ Sans engagement · Mise en place rapide et sur mesure
UNE INQUIÉTUDE LÉGITIME
Vous aimeriez installer un chatbot IA personnalisé sur votre site internet, mais une question vous inquiète :
Et s’il répond n’importe quoi à mes clients ?
Et s’il invente une information ?
S’il propose un service que vous ne faites pas ?
S’il donne un mauvais tarif ?
S’il parle d’un produit que vous ne commercialisez plus ?
Ou pire : s’il oriente votre prospect vers une solution qui n’a rien à voir avec votre entreprise ?
Cette crainte est parfaitement légitime.
Une intelligence artificielle généraliste sait énormément de choses, mais elle ne connaît pas spontanément votre entreprise, votre histoire, vos produits, vos méthodes de travail et vos règles commerciales.
C’est justement le rôle de la base de connaissance, ou knowledge base.
Chez Loopline, nous construisons une base de connaissance entièrement adaptée à votre entreprise afin de donner à votre chatbot ou assistant IA les informations dont il a réellement besoin pour répondre à vos prospects.
Premier échange sans engagement · Nous vous expliquons ce qui peut être mis en place dans votre entreprise.
Sur titre a trouver
Qu'est-ce qu'une base de connaissance pour un chatbot IA ?
On peut la comparer à la formation d'un nouveau collaborateur.
Avant de laisser un nouveau commercial répondre seul à vos clients, vous lui expliquez :
➜ ce que fait votre entreprise et ce qu'elle ne fait pas ;
➜ vos produits et vos services ;
➜ vos méthodes de travail ;
➜ votre histoire et vos valeurs ;
➜ votre secteur géographique et votre clientèle ;
les réponses aux questions les plus fréquentes ;
les situations dans lesquelles il doit demander l'intervention d'un humain.
Pour un chatbot personnalisé, le principe est très proche.
La technologie apporte l'intelligence conversationnelle.
La base de connaissance lui apporte la connaissance de votre entreprise.
COMPRENDRE
Pourquoi un chatbot IA peut-il donner une mauvaise réponse ?
Les intelligences artificielles génératives sont capables de produire des réponses remarquablement naturelles.
Mais lorsqu'elles ne disposent pas d'une information suffisamment précise, elles peuvent parfois extrapoler ou produire une réponse plausible… mais fausse.
C'est ce que l'on appelle communément une hallucination de l'IA.
Pour une entreprise, une réponse erronée peut rapidement devenir problématique.
Imaginez qu'un prospect demande : « Travaillez-vous le Dekton ? »
Si vous êtes marbrier et que vous avez décidé de ne pas travailler ce matériau, la bonne réponse est très simple : non.
Il serait pourtant dommage qu'un chatbot mal configuré lui explique les avantages du Dekton et lui laisse croire que votre entreprise peut réaliser son projet.
Une base de connaissance correctement construite permet de donner au chatbot un cadre beaucoup plus précis :
voici ce que notre entreprise sait, voici ce qu'elle fait, voici ce qu'elle ne fait pas et voici comment elle doit répondre.
La base de connaissance ne constitue pas à elle seule une garantie absolue contre toute erreur de l'intelligence artificielle. Elle est cependant l'un des éléments essentiels pour rendre les réponses beaucoup plus fiables, pertinentes et cohérentes avec votre entreprise.
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Sur titre a trouver
Votre entreprise est unique. Sa base de connaissance doit l'être aussi.
Deux entreprises exerçant exactement le même métier n'ont pas nécessairement besoin de la même base de connaissance.
Prenons deux marbriers.
Le marbrier A
- Il travaille principalement le granit et le quartz.
- Il intervient dans un rayon de 50 kilomètres.
- Il réalise essentiellement des plans de travail pour particuliers.
- Il refuse certains matériaux et certains types de chantiers.
Le marbrier B
- Il travaille le marbre, le granit, le quartzite et la pierre naturelle.
- Il intervient partout en France sur des projets haut de gamme.
- Il travaille essentiellement avec des architectes et décorateurs.
- Son entreprise possède une longue histoire familiale et un positionnement très différent.
Ils sont tous les deux marbriers.
Mais leurs assistants IA ne doivent évidemment pas répondre de la même manière!
C'est pourquoi Loopline ne se contente pas d'installer une knowledge base générique ou de récupérer quelques pages internet.
Nous construisons progressivement la connaissance propre à votre entreprise.
Votre site internet peut être le point de départ de votre knowledge base
Dans certaines entreprises, le site internet contient déjà une grande quantité d'informations fiables.
Il peut donc constituer un excellent point de départ.
Pages services, réalisations, présentation de l'entreprise, conditions d'intervention, informations pratiques ou articles de blog peuvent alimenter la première version de la base de connaissance.
Mais l'information utile est rarement concentrée à un seul endroit.
Une entreprise peut également posséder : des catalogues PDF ; des documentations techniques ; des fiches produits ; une FAQ ; des brochures commerciales ; des procédures internes ; des documents stockés sur un serveur ; des fichiers présents dans le cloud ; des argumentaires commerciaux ; des emails contenant des réponses importantes ; et, surtout, énormément d'informations présentes uniquement dans la tête des collaborateurs.
C'est souvent là que commence le véritable travail. C'est là que Loopline peut vous aider.
La vraie difficulté
Retrouver et structurer la connaissance de votre entreprise
Créer une bonne base de connaissance ne consiste pas simplement à importer quelques PDF dans un logiciel.
Il faut d'abord comprendre :
➜ Quelle information est importante ?
➜ Où se trouve-t-elle ?
➜ Est-elle encore exacte ?
➜ Qui, dans l'entreprise, connaît réellement la réponse ?
➜ Comment la présenter pour qu'un assistant IA puisse l'utiliser correctement ?
C'est précisément sur ce travail que Loopline apporte une compétence particulière.
Luc & Chelsey
transformer une information dispersée en connaissance exploitable
Avant de travailler sur les chatbots et les assistants IA, Luc et Chelsey viennent du monde de l'entreprise.
Pendant des années, ils ont été confrontés à une situation extrêmement fréquente dans les organisations :
l'information existe… mais elle est dispersée partout !
➜ Une partie sur le site internet.
➜ Une autre dans des PDF.
➜ Quelques fichiers sur un serveur.
➜ D'autres dans le cloud.
➜ Des tableaux Excel.
➜ Et une quantité considérable d'informations détenues par quelques personnes qui connaissent parfaitement l'entreprise.
Leur travail consistait déjà à chercher, clarifier, vérifier et structurer cette information.
Aujourd'hui, ces mêmes compétences sont utilisées pour construire les bases de connaissance des assistants IA de nos clients.
La technologie a changé, mais le travail de fond reste profondément humain.
Nous allons chercher l'information sans monopoliser vos équipes
Nous savons également qu'un dirigeant de PME n'a pas trois journées disponibles pour expliquer son entreprise à un prestataire informatique.
Notre rôle est donc de faire une grande partie du travail nous-mêmes.
Nous commençons par étudier ce qui existe déjà.
Site internet, documents, FAQ, brochures, contenus commerciaux…
Nous identifions ensuite les informations manquantes et les personnes susceptibles de les connaître.
Lorsque cela est nécessaire, nous organisons des entretiens courts et ciblés avec le dirigeant ou les collaborateurs concernés.
Notre objectif :
obtenir la bonne information en sollicitant le moins possible votre équipe.
Parce que votre connaissance de l'entreprise est précieuse, et parce que votre temps l'est tout autant.
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Comment Loopline construit votre base de connaissance IA
1. Nous découvrons votre entreprise
Votre activité, vos produits, vos clients, votre organisation et vos objectifs.
2. Nous recensons les sources existantes
Site internet, PDF, catalogues, documents, FAQ et autres informations disponibles.
3. Nous identifions les zones d'ombre
Nous cherchons les questions auxquelles votre futur assistant devra pouvoir répondre mais pour lesquelles l'information n'est pas encore clairement documentée.
4. Nous interrogeons les bonnes personnes
Quelques questions précises valent souvent mieux qu'une réunion de trois heures.
5. Nous clarifions et structurons l'information
Nous transformons cette matière parfois dispersée en une connaissance claire et exploitable.
6. Nous connectons cette connaissance à votre assistant IA
Le chatbot peut alors s'appuyer sur cette base pour répondre aux visiteurs de votre site.
7. Nous testons
Nous lui posons les vraies questions que pourraient poser vos prospects.
Et nous améliorons progressivement les réponses.
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La logique CRM
Une base de connaissance conçue pour transformer les visiteurs en prospects
Le but n'est pas de construire une belle bibliothèque de documents.
Le but est commercial.
Imaginez. Un prospect arrive sur votre site à 22 h 37.
Votre entreprise est fermée.
Il hésite entre plusieurs prestataires et a trois questions avant de prendre contact.
Sans assistant IA, il doit rechercher l'information lui-même, envoyer un email ou revenir le lendemain.
Parfois, il ne reviendra pas.
Avec un chatbot personnalisé connecté à votre base de connaissance, la conversation peut commencer immédiatement.
Le visiteur obtient ses premières réponses.
Il précise son besoin.
Le chatbot peut lui poser quelques questions complémentaires.
Puis recueillir ses coordonnées ou l'orienter vers un formulaire, une demande de devis ou un rendez-vous.
Lorsque votre équipe reprend le travail, elle ne découvre plus simplement :
« Quelqu'un a visité notre site hier soir. »
Elle peut découvrir :
« Voici un prospect. Voici son projet. Voici les questions qu'il a posées. Voici ses coordonnées. »
C'est là que l'assistant IA commence véritablement à devenir un outil commercial.
POLYGLOTE
Un assistant IA disponible 24h/24 et capable de répondre en plusieurs langues
Une fois votre connaissance structurée, l'intelligence artificielle apporte une autre capacité particulièrement intéressante.
Elle peut utiliser cette même information pour dialoguer avec des visiteurs dans différentes langues.
Votre entreprise peut donc disposer d'un assistant capable d'accueillir un prospect :
en français, en anglais ou dans de nombreuses autres langues,
24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Vous n'avez pas besoin de rédiger manuellement une FAQ complète dans chaque langue.
Votre connaissance reste centralisée.
L'assistant l'utilise pour adapter la conversation à la langue de votre interlocuteur.
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Votre base de connaissance n'est pas un énième logiciel isolé
C'est une différence importante dans l'approche Loopline.
Nous ne voulons pas ajouter un outil supplémentaire à une entreprise qui en utilise déjà trop.
Grâce à la plateforme tout-en-un Loopline, la base de connaissance devient une brique d'un environnement digital beaucoup plus large.
Elle peut alimenter aujourd'hui un : chatbot IA et demain servir également à d'autres assistants comme un : voicebot ou agent vocal IA.
Et parce que ces assistants appartiennent au même écosystème digital, la conversation peut ensuite se prolonger vers vos autres outils : CRM, formulaires, calendrier de rendez-vous, automatisations, emails, SMS, suivi commercial.
La connaissance n'est donc pas isolée.
Elle devient utilisable par les différents outils qui accompagnent votre relation client.
De la question au prospect : un même écosystème
Prenons un exemple.
Un visiteur demande à votre chatbot : « Pouvez-vous réaliser ce type de projet à Dinard ? »
La base de connaissance permet à l'assistant de savoir si cette commune fait partie de votre zone d'intervention.
Le chatbot peut répondre, puis demander : « Souhaitez-vous nous décrire votre projet ? »
Le visiteur apporte quelques précisions.
Il laisse son nom, son téléphone et son email.
Le contact peut alors être créé dans votre CRM.
Votre équipe peut recevoir une notification.
Une opportunité commerciale peut être ouverte.
Et une relance peut être programmée automatiquement.
Tout cela commence par une question très simple posée sur votre site internet.
Base de connaissance → Assistant IA → Conversation → Qualification → CRM → Suivi commercial
Voilà pourquoi chez Loopline, nous parlons d'un écosystème plutôt que d'une collection de logiciels.
CAS CLIENT
Maillard & Maillard : construire une base de connaissance riche pour un métier complexe
Quand quelques pages internet ne suffisent plus
Maillard & Maillard exerce un métier où la matière, la technique, l'expérience et le conseil occupent une place essentielle.
Pour construire un assistant réellement utile, il ne suffit donc pas de lui dire : « Maillard & Maillard est un marbrier. »
Il faut progressivement lui transmettre une véritable connaissance métier et une connaissance précise de l'entreprise.
➜ Les matériaux travaillés et les réalisations possibles.
➜ Les particularités des différentes pierres.
➜ Les usages et les limites techniques.
➜ Le déroulement d'un projet et les zones d'intervention.
➜ Les informations commerciales.
➜ L'histoire de l'entreprise et son savoir-faire.
➜ Son positionnement.
Et les nombreuses questions que peut se poser un particulier, un architecte ou un professionnel avant de prendre contact.
Le travail réalisé avec Maillard & Maillard illustre parfaitement la philosophie Loopline : ne pas construire un chatbot générique, mais transmettre progressivement au chatbot la connaissance réelle de l'entreprise qu'il représente.
Témoignage
« Notre métier est beaucoup plus complexe qu'il n'y paraît. Il existe énormément de matières, d'applications et de particularités techniques. Il était donc important pour nous que l'assistant ne donne pas des réponses génériques sur la marbrerie mais qu'il comprenne réellement notre manière de travailler.
Le travail réalisé avec Loopline a justement consisté à structurer cette connaissance pour créer un assistant beaucoup plus proche de la réalité de notre entreprise. »
Éric Maillard
Gérant — Maillard & Maillard
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Une base de connaissance est-elle terminée un jour ?
Pas vraiment.
Et c'est plutôt une bonne nouvelle.
Votre entreprise évolue, vous ajoutez un service, vous arrêtez un produit, vous agrandissez votre zone d'intervention, vous modifiez une procédure.
Vos clients posent de nouvelles questions.
Votre base de connaissance peut évoluer avec vous.
Elle devient progressivement une forme de mémoire structurée de l'entreprise, utilisable par vos assistants digitaux.
Les conversations du chatbot peuvent même permettre d'identifier de nouvelles questions auxquelles votre site ou votre documentation ne répondent pas encore correctement.
Votre assistant apprend donc indirectement à Loopline quelque chose de précieux :
ce que vos prospects veulent réellement savoir.
CONSEILS
Votre entreprise possède déjà la connaissance. Faisons-la travailler 24h/24.
Une grande partie des réponses que recherchent vos prospects existe probablement déjà quelque part dans votre entreprise.
Sur votre site, dans vos documents, dans vos dossiers et surtout dans la tête de vos collaborateurs.
Notre travail consiste à transformer cette connaissance dispersée en une base de connaissance claire et structurée, puis à la connecter à un assistant IA capable de répondre, orienter et qualifier vos visiteurs.
Même lorsque votre équipe dort, qu'elle est sur un chantier ou en rendez-vous ou tout simplement occupée à faire son vrai métier.
Vous envisagez un chatbot IA mais vous voulez être certain qu'il représente correctement votre entreprise ?
Parlons-en.
Nous regarderons ensemble ce que vous possédez déjà, ce qu'il faudrait structurer et ce qu'un assistant IA pourrait concrètement prendre en charge.
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TOUT CE QU'IL FAUT SAVOIR
Questions Fréquentes sur les bases de connaissance
Vous avez des questions sur l'intégration d'une base de connaissance dans votre entreprise ? Nous avons rassemblé les réponses aux interrogations les plus courantes de nos clients pour vous éclairer avec transparence.
Combien de temps faut-il pour créer une base de connaissance ?
Cela dépend principalement de la quantité et de la complexité des informations à structurer. Une petite entreprise disposant d'un site déjà très complet demandera moins de travail qu'une société possédant plusieurs gammes de produits, documentations techniques et processus métier.
Loopline commence par analyser l'existant afin d'évaluer le travail réellement nécessaire.
Faut-il être une grande entreprise pour utiliser une base de connaissance IA ?
Non. Pour une TPE ou une PME, elle peut au contraire être particulièrement utile : elle permet de transmettre une partie de la connaissance de l'entreprise à un assistant disponible en permanence sans augmenter proportionnellement la charge de travail de l'équipe
Une knowledge base peut-elle servir à autre chose qu'à un chatbot ?
Oui. Selon les outils utilisés, la même connaissance peut alimenter différents assistants IA, notamment un chatbot sur un site internet ou un assistant vocal / voicebot.
Un chatbot personnalisé peut-il répondre dans plusieurs langues ?
Oui. Un assistant IA peut utiliser une même base de connaissance pour dialoguer dans différentes langues, ce qui permet notamment d'accueillir plus facilement une clientèle internationale.
Peut-on créer une base de connaissance différente pour chaque entreprise ?
Oui, et c'est précisément l'approche de Loopline. Même deux entreprises exerçant le même métier peuvent avoir des produits, méthodes, zones d'intervention, valeurs et règles commerciales différentes. Leur base de connaissance doit donc être personnalisée.
Peut-on utiliser mon site internet comme base de connaissance ?
Oui. Si votre site contient des informations nombreuses, fiables et à jour, il peut constituer un excellent point de départ. Loopline peut ensuite compléter cette connaissance avec vos PDF, FAQ, documentations ou informations recueillies auprès de vos équipes.
Une base de connaissance empêche-t-elle un chatbot d'inventer des réponses ?
Elle permet de réduire fortement le risque de réponses inadaptées en donnant à l'assistant une source d'information beaucoup plus précise et un cadre correspondant à votre entreprise. Elle doit cependant être associée à une configuration correcte de l'assistant, des instructions précises et des tests réguliers.
Qu'est-ce qu'une base de connaissance IA ?
Une base de connaissance IA, également appelée knowledge base, regroupe les informations fiables concernant une entreprise afin qu'un chatbot ou un assistant IA puisse les utiliser pour répondre aux utilisateurs. Elle peut contenir des pages internet, PDF, FAQ, fiches produits, procédures et informations métier structurées.
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